ТК КИТ рассказала бизнесу, как перейти на электронные перевозочные документы

Транспортная Компания КИТ совместно с аудиторско-консалтинговой группой «Капитал» и АСП «Электронные сервисы» провела вебинар для бизнеса, посвященный переходу на электронные перевозочные документы. Эксперты разобрали новые требования законодательства, практику работы с электронными документами и ключевые действия, которые необходимо выполнить компаниям для перехода на новый формат.

С 1 сентября 2026 года электронный формат становится обязательным для ряда перевозочных и экспедиторских документов. Изменения затрагивают не только транспортные компании, но и организации, которые отправляют и получают грузы. Поэтому участникам рынка важно определить свою роль в перевозке, выбрать оператора электронного документооборота, назначить ответственных за подписание документов и оформить машиночитаемые доверенности.

Заместитель директора юридического департамента ТК КИТ Александр Барышников рассказал о подготовке Компании к новым требованиям и особенностях взаимодействия Клиентов с экспедитором. ТК КИТ начала проект по переходу на электронный документооборот еще в 2025 году. Для его реализации была сформирована отдельная команда с участием специалистов в области логистики, права и информационных технологий. К настоящему моменту в информационных системах Компании реализована работа со всеми электронными документами, которые используются в ее основных процессах.

Одной из ключевых тем вебинара стало различие между договором перевозки и договором транспортной экспедиции. От выбранной модели взаимодействия напрямую зависит набор документов, который предстоит оформлять участникам перевозки.

— Для Клиента при работе с экспедитором документооборот остается достаточно простым. Основными документами являются поручение экспедитору и экспедиторская расписка. Все, что касается организации перевозки на отдельных участках маршрута, оформления необходимых транспортных документов и взаимодействия с привлеченными перевозчиками, остается на стороне экспедитора. Наша задача заключалась в том, чтобы максимально упростить переход для Клиентов и не перекладывать на них внутренний документооборот транспортной Компании, — сказал Александр Барышников.

ТК КИТ предусмотрела несколько способов работы с заявками Клиентов. Они могут поступать через личный кабинет, электронную почту, менеджера или колл центр, а также посредством API интеграции. На основании заявки Компания сможет сформировать черновик электронного поручения экспедитору и направить его Клиенту для подписания. Для обмена электронными документами Компания использует решения оператора ЭДО Контур.

Отдельное внимание эксперты уделили подготовке бизнеса к новым требованиям. Компаниям рекомендовали заранее определить свою роль в логистической цепочке, проверить готовность контрагентов к электронному обмену документами, оформить необходимые доверенности и провести тестовые отправки. Это позволит выявить возможные сложности до начала полноценной работы в новом формате.

Эксперты также рассмотрели налоговые последствия ошибок при оформлении перевозочных документов. Партнер аудиторско-консалтинговой группы «Капитал» Виктор Иваницкий отметил, что само по себе нарушение порядка оформления документов не всегда означает автоматическую потерю права на признание расходов или вычет НДС. Однако отсутствие необходимых документов или ошибки в них могут привлечь внимание налоговых органов и потребовать от бизнеса дополнительных доказательств реальности сделки и добросовестности при выборе контрагента.

В ходе вебинара участники также разобрали практические сценарии перевозок собственным и привлеченным транспортом, работу через экспедитора, особенности электронных транспортных накладных, поручений экспедитору и экспедиторских расписок. Отдельный блок был посвящен ответам на вопросы компаний о нестандартных схемах доставки и оформлении документов.

Полная трансляция вебинара доступна по ссылке.