ТК КИТ готовит Клиентов и партнеров к переходу на электронные перевозочные документы

ТК КИТ масштабирует проект по внедрению электронных транспортных и экспедиторских документов. Компания переводит ключевые процессы в цифровой формат и готовит ИТ-системы, сотрудников и взаимодействие с контрагентами к обязательному переходу на электронный документооборот в логистике.

С 1 сентября 2026 года в соответствии с Федеральным законом № 140-ФЗ отдельные перевозочные и экспедиторские документы должны оформляться в электронном виде. В цифровой формат переходят транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, поручения экспедитору, экспедиторские расписки и другие документы, сопровождающие перевозочный процесс.

Для КИТ этот проект — не просто исполнение новых требований законодательства, а часть стратегической цифровой трансформации Компании. Электронный документооборот должен ускорить оформление перевозок, повысить прозрачность процессов и снизить объем бумажной работы для Клиентов, партнёров и сотрудников.

Подготовку к переходу Компания начала в августе 2025 года. За это время КИТ настроила базовую техническую интеграцию с оператором электронного документооборота, адаптировала внутренние информационные системы под модули «ЭДО Логистика» от Контура, проработала основные сценарии перевозок и внутренние регламенты, а также начала подготовку сотрудников и водителей к работе в новом цифровом контуре.

Сейчас проект переходит от пилотной настройки к поэтапному тестированию и расширению сценариев использования электронных документов. С июня 2026 года отдельный фокус сделан на электронных экспедиторских документах: поручениях экспедитору и экспедиторских расписках. Одновременно Компания подключает к цифровому обмену Клиентов и партнёров, тестирует взаимодействие между разными операторами ЭДО и устраняет сложности, выявленные на пилотном этапе.

Для Клиентов КИТ стремится сохранить привычные каналы оформления заказов, переведя в цифровой формат прежде всего юридически значимый документооборот. Компания разрабатывает сценарий, при котором на основе обычной заявки будет формироваться черновик электронного документа. Клиенту останется проверить данные и подписать документ у своего оператора ЭДО.

Переход на электронные документы позволит быстрее получать юридически значимые документы, снизить риск их потери и несанкционированных изменений, упростить отчетность и повысить прозрачность перевозки. После внедрения Компания рассчитывает сократить время оформления документов на рейс с часа до 15 минут.

Для перевозчиков и партнёров новый формат позволит подписывать документы дистанционно, сократить количество бумажных экземпляров, снизить затраты на печать, хранение и пересылку, а также упростить взаимодействие с КИТ в едином цифровом контуре.

В проекте участвуют ИТ-департамент, логистика, юридический блок, бухгалтерия, клиентский сервис, операционные подразделения и команды по работе с перевозчиками. До 1 сентября КИТ планирует завершить основные интеграционные работы, расширить тестирование электронных документов на ключевые сценарии перевозок и продолжить автоматизацию, включая автоподписание и автоматическую маршрутизацию документов.

Проект меняет логику взаимодействия между Клиентами, экспедиторами, перевозчиками, операторами ЭДО и государственными информационными системами. Он должен стать основой для дальнейшей автоматизации процессов и развития безбумажной цифровой логистики.

Что нужно сделать Клиентам и партнёрам уже сейчас

ТК КИТ рекомендует участникам перевозочного процесса заранее подготовиться к переходу: выбрать оператора ИС ЭПД, оформить электронные подписи и машиночитаемые доверенности, назначить ответственных сотрудников, проверить доступ к личному кабинету оператора ЭДО и протестировать обмен документами до наступления обязательного срока.

Чтобы помочь Клиентам и партнёрам подготовиться к изменениям, КИТ готовит вебинар с экспертами Компании. На нём будут разобраны практические вопросы перехода: какие документы потребуются, как будет проходить подписание, что нужно подготовить заранее, как работать с оператором ЭДО и что изменится при оформлении перевозки через экспедитора.

Уже сейчас Клиенты и партнёры могут направить свои вопросы — самые частые и важные темы будут разобраны на вебинаре. Дату и время вебинара мы опубликуем на сайте и в соцсетях ТК КИТ. 

«Мы перестраиваем процессы заранее, чтобы к сентябрю 2026 года Клиенты и партнёры получили готовый, понятный и прозрачный сценарий работы. Наша задача заключается в том, чтобы подойти к обязательному переходу с обновленными системами, обученными командами и четкими инструкциями для всех участников перевозки», — отметила Полина Михеева, советник генерального директора по ИТ-вопросам ТК КИТ.